Como organizar eventos no "novo normal"

É bom você ir se acostumando com a ideia de que por um bom tempo os eventos serão pequenos neste mundo do "novo normal" por causa da pandemia do coronavírus. Eventos esportivos, feiras e exposições não devem voltar tão cedo ao calendário de eventos, a menos que surja uma vacina ou a população acabe sendo imunizada pelo que se costuma chamar de "imunização de rebanho". Profissionais na área de promoção de eventos preveem que a situação atual poderá durar por meses ou até anos.

Começando pelos aniversários, quando o aniversariante acabará levando uma sonora vaia caso se atreva a soprar as velinhas sobre o bolo, passando por casamentos e até festas de formatura, a indústria de eventos sofreu uma espécie de terremoto associado a um tsunami com erupção vulcânica, tudo junto. Enquanto alguns tentam negociar com clientes o adiamento de eventos, outros já perceberam que o que os clientes querem mesmo é cancelar tudo. É ilusão achar que tudo voltará ao normal logo ali mesmo porque muitos clientes também terão saído do mercado ou não terão mais recursos para contratar eventos.

Do ponto de vista operacional, leve em consideração que as restrições feitas às viagens internacionais e barreiras em diferentes países também impedirão que grandes eventos sejam feitos com público internacional. O mesmo pode acontecer com viagens dentro de um mesmo país que teve diferentes impactos regionais causados pelo vírus. Promover testes de anticorpos no acesso aos eventos é impraticável.

Quem trabalha na promoção, produção e apresentação de eventos precisará se reinventar. Além desses, existe toda uma cadeia de negócios também pendurada nos eventos, como serviços de bufê, transportes, montagens, equipamentos e até o pipoqueiro que ficava no portão do estádio. Palestrantes precisarão se acostumar a utilizar meios digitais e promotores a criar diferentes modalidades de eventos virtuais, buscando patrocinadores com um novo discurso de vendas.

À medida que as restrições de reuniões forem sendo relaxadas localmente pode ser preciso também trabalhar mais com eventos locais do que abrangendo público nacionais ou internacionais. Mas os eventos virtuais podem também ter um caráter nacional ou internacional e com isso atender a uma gama de patrocinadores interessados em alcançar públicos bem específicos. As redes sociais e influenciadores passam a ter um papel ainda mais importante na divulgação e obtenção de recursos.

Para quem trabalhava na promoção de feiras e exposições sugiro ficar atento às novas tecnologias de Realidade Virtual, que permitem que você tenha a sensação de estar em um outro ambiente quando se usa óculos especiais para jogar, e Realidade Aumentada, com a qual você continua vendo o seu ambiente, porém agregado de informações, vídeos e imagens adicionais. Quem correr na frente pode conquistar novos clientes com feiras e exposições virtuais.

Palestrantes como eu também terão de se reinventar para atender clientes por meio de palestras ao vivo ou gravadas para transmissão via Internet. Já tenho recebido pedidos de propostas de empresas que estão alterando seu calendário de eventos para alcançar seus colaboradores em casa ou em pequenos grupos com medidas de distanciamento social, que agora passam a fazer parte das determinações de Segurança no Trabalho.

Para mim o abalo é menor, pois a quase totalidade de minhas palestras, workshops, treinamentos e coaching acontece em eventos para a empresa que me contrata, e não em eventos abertos ou com adesão por meio de ingressos. É provável que minha menor participação em eventos públicos esteja no fato de eu não ser um palestrante do tipo showman. As palestras-show costumam atrair um público maior e mais diversificado, daí a preferência dos promotores de eventos públicos por profissionais assim.

É claro que minhas apresentações são divertidas, conto casos engraçados e os treinamentos têm dinâmicas interessantes e interativas, mas não sou mágico, cantor ou comediante. Não planto bananeiras e nem peço às pessoas para se abraçarem e beijarem, o que certamente não vai existir mais no "novo normal". Há profissionais que fazem isso melhor do que eu, por isso nem me atrevo a imitá-los e também não promovo meus próprios eventos, como alguns que participam de ganhos pela venda de ingressos.

Muita coisa mudou na era pós-pandemia do COVID-19 ou coronavírus. Com as ordens de quarentena e distanciamento social todos os eventos públicos no Brasil e no mundo foram obrigados a parar, e não só eventos, mas até cinemas, teatros, shows, cruzeiros marítimos, parques temáticos, competições, eventos esportivos etc. Enquanto isso, empresas e profissionais descobriram ser possível trabalhar sem sair de casa, e a mídia também passou a investir em shows, eventos e entrevistas online.

Para o promotor de eventos as dicas que dou aqui continuam valendo com algumas adaptações, mas a ideia básica é transformar o evento online no canal de exposição de um ou mais patrocinadores para fazer a coisa acontecer. Os eventos online seguem de perto a estratégia usada pelas empresas que patrocinam influenciadores digitais, mas do ponto de vista da apresentação tudo deve ser mais breve do que era no mundo antigo pré-pandemia. As palestras organizadas pela TED são um bom referencial para o "novo normal".

Agora vamos às dicas antes que você se aventure nessa difícil profissão, seja para a promoção de eventos presenciais ou virtuais, sem estar devidamente equipado para o que irá encontrar pelo caminho:

Aprenda a passar o chapéu. Nunca tente promover um evento apenas contando com a arrecadação de ingressos. Tem muito dinheiro envolvido nos custos com local, palestrante, viagens, hotéis, alimentação, promoção, equipamento e pessoal de apoio, para você se arriscar. Mesmo hoje, quando esses custos de deslocamento poderão cair, é provável que você precise alugar um estúdio para o palestrante não precisar competir com latidos de cachorros, buzinas e choros de criança, sons que certamente fazem parte do lugar onde mora. Portanto, procure patrocinadores que paguem por tudo isso em troca de promoção.

Promova corretamente. Ninguém saberá que seu evento irá acontecer sem promoção. Também neste caso, evite gastar e procure patrocinadores. Uma entrevista que você consiga numa rádio tem um efeito maior do que dinheiro gasto em propaganda convencional. Lembre-se de que ninguém irá querer patrocinar se você não promover o patrocinador corretamente, fazendo com que ele apareça. Isto não significa passar aquelas duas horas e meia de vídeo dos patrocinadores antes de uma palestra, ou dar a cada um a oportunidade de falar antes de sua atração principal. As pessoas não irão querer pagar para isso. Respeite seu público se quiser tê-lo em eventos futuros.

Agregue valor para patrocinadores, palestrantes e público. Muita gente pensa que promover eventos é colocar um site bonitinho na Internet e esperar o telefone tocar. Pode esquecer. O palestrante de hoje já tem site bonitinho e telefone que toca. Se quiser atuar como agenciador vai ter de correr atrás, visitar empresas, vender, vender e vender.

Respeite os horários. Como palestrante em eventos abertos ao público, sinto-me péssimo quando o organizador fica adiando minha entrada para esperar por mais público pagante. Adivinha de quem o público pensa que foi o atraso? O resultado é trágico, já que o palestrante entra desacreditado e leva um bom tempo para inverter isso.

Conheça seu público. Na hora de promover, é preciso saber quem você quer atingir. Se o seu evento for voltado para um público de indústria, nem perca tempo com outdoors, panfletagem ou comunicação de massa. Vá direto aos meios de comunicação segmentados ou use mala direta para aquele segmento. Não faça spam (propaganda por e-mail) pois na próxima seu remetente pode estar no filtro de e-mails de todas as pessoas que você pensa estar atingindo.

Verifique o calendário. Já participei de eventos que foram um fracasso porque o organizador não prestou atenção no calendário. Assim, um evento voltado para universitários em época de provas dificilmente conseguirá público. Ou uma palestra para profissionais de saúde que coincida com o período de um simpósio importante para aquele público dará um branco total na audiência. Já tive algumas palestras canceladas porque o promotor insistiu que conseguia público... uma semana antes do Natal!

Organize seu auditório. Caso as coisas voltem a acontecer em público, provavelmente será com um pequeno número de pessoas respeitando o distanciamento social. Se for o caso, disponha os assentos em semi-círculo para que todos possam olhar diretamente para a tela de projeção, se o evento for virtual, ou para o palestrante. A torção do pescoço diminui o calibre das artérias que irrigam o cérebro, causando sono. Se for um treinamento com intervalos, peça para as pessoas se sentarem em lugares diferentes na volta do café.

Seja claro. Em eventos e reuniões presenciais a iluminação sobre a audiência deve ser suave; menor sobre a tela de projeção e suficiente sobre o palestrante, para que o público veja seus gestos e expressão facial. Nunca apague todas as luzes do auditório ou aquela será a palestra que todos sonharam ouvir.

Cuidado com a contra-mão. A tela deve ficar à esquerda do palestrante (centro ou direita da audiência), para que este possa apontá-la com a mão esquerda, enquanto segura o microfone com a direita. Obviamente ele não precisará segurar o microfone se este for de lapela. Pode ser preciso inverter tudo se o palestrante for canhoto.

Você sabe com quem está falando? Microfones de lapela deixam as mãos livres, porém podem prejudicar a qualidade de som quando o palestrante olha para os lados ou arruma muitas vezes a gravata. Existe ainda o perigo de ele se esquecer de desligar o microfone enquanto conversa assuntos sigilosos ou fala mal do público enquanto ainda está atrás das cortinas. Se for ao banheiro com o microfone ligado...

Mestre de cerimônias. Este é outro profissional cuja atividade foi abalada pelo coronavírus, mas que ainda pode continuar atuando virtualmente ou em pequenas reuniões. Seu objetivo é valorizar o evento, nunca roubar a atenção do foco principal. Deve fazer a apresentação do palestrante, aproveitando para dar avisos de duração da palestra, intervalos e solicitar o desligamento dos celulares. Deve reassumir no final da palestra para avisos de horários e local do intervalo (se houver) e solicitar um retorno rápido da audiência a seus lugares. Cuidado na hora de contratar o mestre de cerimônias para não pegar um muito engraçadinho e de pouco tato. Odeio quando o mestre de cerimônias cai na vulgaridade pois o público pode achar que o palestrante tem o mesmo nível.

Se tiver que dar errado, vai dar. Projetores, iluminação, microfones e equipamento de som devem estar instalados, com peças de contingência como lâmpadas e pilhas, e testados com antecedência por pessoas que entendem do assunto. Numa palestra para um auditório imenso, fiquei contando meia hora de histórias para ganhar tempo, enquanto dois técnicos desconfiguravam meu notebook só porque não sabiam que bastava teclar FN + F5 (ou outras teclas, dependendo da marca) para jogar a imagem para o datashow. O cuidado também vale e ainda mais para eventos virtuais. Uma conexão ruim pode colocar tudo por água abaixo, então é preciso testar antes ou então gravar o evento com antecedência e transmitir no horário designado. Se não for um evento que necessite de interação do público é provável que ninguém perceba que aquela "live" foi gravada.

Não querendo interromper... Deixe um copo de água à disposição do palestrante, mas nunca peça para um garçom ou recepcionista entrar no palco no meio da palestra para levar um copo. Você pode querer mostrar que sua organização é boa e atende o palestrante, mas o que estará fazendo na realidade é interromper e desviar a atenção do público e do próprio palestrante. As interrupções devem ser previstas também em eventos virtuais, e o palestrante, entrevistado ou artista deve ser devidamente instruído a desligar todos os telefones da casa, usar um cômodo silencioso e deixar todos avisados para não ser surpreendido por interrupções.

Energizar para não atrasar. Se houver ocasião para perguntas, seja num evento presencial ou virtual, isso deverá ser informado antes. Em auditórios grandes costumava-se usar recepcionistas com microfones ou folhas de perguntas, mas como tudo mudou será preciso também planejar como fazer isso no "novo normal", seja em reuniões presenciais ou online.

Hein?! Em alguns eventos o palestrante poderá utilizar recursos de som de seu próprio notebook, portanto procure saber com antecedência se ele vai precisar de amplificador e caixas de som com um cabo para conexão à saída de fone de ouvido do notebook do palestrante. Tenha alguém checando se o volume está bom e sinalizando para o palestrante, pois este geralmente está atrás das caixas ou é meio surdo como eu.

O próximo... não, antes desse... o outro... O ideal é que o palestrante faça a projeção de sua apresentação diretamente de seu notebook e para isto devem ser previstos cabos com comprimento suficiente para alcançar o datashow e o amplificador de som. É melhor assim do que ele ficar dizendo "Próximo" para algum ajudante que geralmente é o primeiro que dorme na palestra.

Hora de laser. Na impossibilidade de o palestrante fazer a mudança dos slides, deve ser providenciado um equipamento de projeção com controle remoto sem fio ou um operador que tomou bastante café e seja inteligente o suficiente para a mudança dos slides. Um recurso é o palestrante usar um apontador laser e combinar previamente com o operador um local oculto do público para onde ele apontará o laser quando quiser trocar o slide.

A turma do gargarejo. Para eventos presenciais as recepcionistas devem encaminhar os participantes para as primeiras fileiras. A distância ocasionada por assentos vazios entre o palestrante e a platéia prejudica bastante o sucesso da palestra e impede que haja interação. Isso também evita que o público retardatário distraia quem chegou antes, ao procurar assento nas primeiras fileiras.

Som na caixa. É aconselhável que haja música ambiente antes da palestra (mais alto) e depois (mais baixo), de preferência jazz instrumental com ritmo alegre. O ritmo vai ajudar a definir o humor do público durante o evento. Não exagere, porém, tocando samba-enredo ou passando um vídeo tão interessante antes de começar a palestra que o público venha a pedir para o palestrante esperar acabar o filme.

Otimizando a apresentação. Ao apresentar o palestrante, evite exagerar nos adjetivos para não criar uma falsa expectativa. Dê preferência a este modelo que costumo sugerir para meus clientes. Ele diz:

Convidamos hoje Mario Persona para falar sobre [ tema ]. Mario Persona é autor de vários livros e consultor de estratégias de comunicação e marketing. Mario Persona é convidado com freqüência para falar de temas ligados a negócios, marketing e desenvolvimento pessoal e profissional em empresas e universidades. Com vocês, para falar sobre [ tema ]: Mario Persona!

Agora, a dica mais importante. Para não ter o trabalho de alterar o modelo que sugeri, convide o mesmo palestrante para seu evento.

Mario Persona é palestrante de comunicação, marketing e desenvolvimento profissional. Seus serviços, livros, textos e entrevistas podem ser encontrados em www.mariopersona.com.br

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