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Como promover eventos

Creio que uns 90% de minha atividade em palestras, workshops, treinamentos e coaching seja em eventos in company. Quero dizer, na maioria das vezes sou contratado por empresas que desejam investir em seu pessoal contratando alguém out company. Em um mercado de solavancos, quem está dentro da garrafa nem sempre consegue ler o rótulo.

É provável que outra razão de uma menor aparição em eventos públicos esteja no fato de eu não ser um palestrante do tipo showman. As palestras-show costumam atrair um público maior e mais diversificado, daí a preferência dos promotores de eventos públicos por profissionais assim.

É claro que minhas apresentações são divertidas, conto casos engraçados e os treinamentos têm dinâmicas interessantes e interativas. Mas não sou mágico, cantor ou comediante. Não planto bananeiras e nem peço às pessoas para se abraçarem e beijarem. Há profissionais que fazem isso melhor do que eu, por isso nem me atrevo a imitá-los e nem promovo meus próprios eventos.

Mesmo assim, algumas de minhas palestras são em eventos abertos ao público, geralmente um público focado em negócios. Funciona assim: uma empresa ou profissional de eventos me contrata, promove, vende ingressos e cuida de tudo para também ganhar dinheiro com aquela ação. Nem sempre ganha.

A razão? É preciso ter experiência na área de criação, organização e promoção de eventos. Muitos falham por não seguirem algumas regras simples de organização de eventos. Portanto, aqui vão algumas dicas antes que você se aventure nessa difícil profissão:

Aprenda a passar o chapéu. Nunca tente promover um evento apenas contando com a arrecadação de ingressos. Tem muito dinheiro envolvido nos custos com local, palestrante, viagens, hotéis, alimentação, promoção, equipamento e pessoal de apoio, para você se arriscar. Procure patrocinadores que paguem por tudo isso em troca de promoção.

Promova corretamente. Ninguém saberá que seu evento irá acontecer sem promoção. Também neste caso, evite gastar e procure patrocinadores. Uma entrevista que você consiga numa rádio tem um efeito maior do que dinheiro gasto em propaganda convencional. Lembre-se de que ninguém patrocinará se você não promover o patrocinador corretamente, fazendo com que apareça. Isto não significa passar aquelas duas horas e meia de vídeo dos patrocinadores antes de uma palestra, ou dar a cada um a oportunidade de falar no palco. As pessoas que pagaram não vieram ali para isso. Respeite seu público se quiser tê-lo em eventos futuros.

Agregue valor para patrocinadores, palestrantes e público. Muita gente pensa que promover eventos é colocar um site bonitinho na Internet e esperar o telefone tocar. Pode esquecer. O palestrante de hoje já tem site bonitinho e telefone que toca. Se quiser atuar como agenciador vai ter que correr atrás, visitar empresas, vender, vender e vender.

Respeite os horários. Como palestrante em eventos abertos, sinto-me horrível quando o organizador fica adiando minha entrada para esperar por mais público pagante. Adivinha de quem o público pensa que foi o atraso? O resultado é trágico, já que o palestrante entra desacreditado e leva um bom tempo para inverter isso.

Conheça seu público. Na hora de promover, é preciso saber quem quer atingir. Se o seu evento for voltado para um público de indústria, nem perca tempo com outdoors, panfletagem ou comunicação de massa. Vá direto aos meios de comunicação segmentados ou use mala direta para aquele segmento. Não faça spam (propaganda por e-mail) pois na próxima seu remetente pode estar no filtro de e-mails de todas as pessoas que você pensa estar atingindo.

Verifique o calendário. Já participei de eventos que foram um fracasso porque o organizador não prestou atenção no calendário. Assim, um evento voltado para universitários em época de provas dificilmente conseguirá público. Ou uma palestra para profissionais de saúde que coincida com o período de um simpósio importante para aquele público dará um branco total na audiência. Já tive algumas palestras canceladas porque o promotor insistiu que conseguia público... uma semana antes do Natal!

Organize seu auditório. Em auditórios improvisados, sempre que possível disponha os assentos em semi-círculo, para que todos possam olhar diretamente para a tela de projeção ou para o palestrante. A torção do pescoço diminui o calibre das artérias que irrigam o cérebro, causando sono. Se for um treinamento com intervalos, faça seu público sentar em lugares diferentes na volta do café.

Seja claro. A iluminação sobre a audiência deve ser suave; menor sobre a tela de projeção e suficiente sobre o palestrante, para que o público veja seus gestos e expressão facial. Nunca apague todas as luzes do auditório ou aquela será a palestra que todos sonharam ouvir.

Cuidado com a contra-mão. A tela deve ficar à esquerda do palestrante (centro ou direita da audiência), para que este possa apontá-la com a mão esquerda, enquanto segura o microfone com a direita. Obviamente ele não precisará segurar o microfone se este for de lapela, a menos que sinta necessidade de segurar em alguma coisa por insegurança enquanto fala. Neste caso, é melhor mesmo que ele fique segurando a lapela.

Você sabe com quem está falando? Microfones de lapela deixam as mãos livres, porém podem prejudicar a qualidade de som quando o palestrante olha para os lados ou arruma muitas vezes a gravata. Existe ainda o perigo de ele se esquecer de desligar o microfone enquanto conversa assuntos sigilosos ou fala mal do público ainda atrás das cortinas. Se for ao banheiro com o microfone ligado...

Mestre de cerimônias. Seu objetivo é valorizar o evento, nunca roubar a atenção do foco principal. Deve fazer a apresentação do palestrante, aproveitando para dar avisos de duração da palestra, intervalos e solicitar o desligamento dos celulares. Deve reassumir no final da palestra para avisos de horários e local do intervalo (se houver) e solicitar um retorno rápido da audiência a seus lugares. Cuidado na hora de contratar o mestre de cerimônias para não pegar um muito engraçadinho e de pouco tato. Odeio quando o mestre de cerimônias cai na vulgaridade pois o público pode achar que o palestrante tem o mesmo nível.

Se tiver que dar errado, vai dar. Projetores, iluminação, microfones e equipamento de som devem estar instalados, com peças de contingência como lâmpadas e pilhas, e testados com antecedência por pessoas que entendem do assunto. Numa palestra para um auditório imenso, fiquei contando meia hora de histórias para ganhar tempo, enquanto dois técnicos desconfiguravam meu notebook só porque não sabiam que bastava teclar FN e F5 (ou outra, dependendo da marca) para jogar a imagem para o datashow.

Não querendo interromper... Deixe um copo de água à disposição do palestrante, mas nunca peça para um garçom ou recepcionista entrar no palco no meio da palestra para levar um copo. Você pode querer mostrar que sua organização é boa e atende o palestrante, mas o que estará fazendo na realidade é interromper e desviar a atenção do público e do próprio palestrante.

Energizar para não atrasar. Se houver ocasião para perguntas, isso deverá ser informado antes pelo mestre de cerimônias. Em auditórios grandes, providencie recepcionistas com microfones ou folhas de perguntas. Dê às recepcionistas alguns copos de Red Bull ou similar antes para ficarem rápidas na hora de entregar microfones ou recolher perguntas.

Hein?! Em alguns eventos o palestrante poderá utilizar recursos de som de seu próprio notebook, portanto procure saber com antecedência se ele vai precisar de amplificador e caixas de som com um cabo para conexão à saída de fone de ouvido do notebook do palestrante. Tenha alguém checando se o volume está bom e sinalizando para o palestrante, pois este geralmente está atrás das caixas ou é meio surdo como eu.

O próximo... não, antes desse... o outro... O ideal é que o palestrante faça a projeção de sua apresentação diretamente de seu notebook e para isto devem ser previstos cabos com comprimento suficiente para alcançar o datashow e o amplificador de som. É melhor assim do que ele ficar dizendo "Próximo" para algum ajudante que geralmente é o primeiro que dorme na palestra.

Hora de laser. Na impossibilidade de o palestrante fazer a mudança dos slides, deve ser providenciado um equipamento de projeção com controle remoto sem fio ou um operador que tomou bastante café (caso tenha acabado o Red Bull das recepcionistas) e seja inteligente o suficiente para a mudança dos slides. Um recurso é o palestrante usar um apontador laser e combinar previamente com o operador um local oculto do público para onde ele apontará o laser quando quiser trocar o slide.

A turma do gargarejo. As recepcionistas devem encaminhar os participantes para as primeiras fileiras. A distância ocasionada por assentos vazios entre o palestrante e a platéia prejudica bastante o sucesso da palestra e impede que haja interação. Isso também evita que o público retardatário distraia quem chegou antes ao procurar assento nas primeiras fileiras.

Som na caixa. É aconselhável que haja música ambiente antes (mais alto) e depois (mais baixo) da palestra, de preferência jazz instrumental com ritmo alegre. O ritmo vai ajudar a determinar o humor do público durante o evento. Não exagere, porém, tocando samba-enredo ou passando um vídeo tão interessante antes de começar que o público venha a pedir para o palestrante esperar acabar o filme.

Otimizando a apresentação. Ao apresentar o palestrante, o mestre de cerimônias deve ser breve, sem exagerar nos adjetivos para não criar uma falsa expectativa. Dê preferência a este modelo de texto para apresentar seu palestrante:

Convidamos hoje Mario Persona para falar sobre [ tema ]. Mario Persona é autor de vários livros e consultor de estratégias de comunicação e marketing. Mario Persona é convidado com freqüência para falar de temas ligados a negócios, marketing e desenvolvimento pessoal e profissional em empresas e universidades. Com vocês, para falar sobre [ tema ]: Mario Persona!

Agora, a dica mais importante. Para não ter o trabalho de alterar o texto acima, convide o mesmo palestrante para seu evento.



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Organização e Gestão de Eventos
JOHNNY ALLEN, WILLIAM O´TOOLE, IAN MCDONNELL e ROB HARRIS

Atualmente os eventos são mais essenciais à nossa cultura do que jamais foram. O tempo de lazer maior e a maneira mais cuidadosa de gastar levaram à proliferação de eventos públicos, celebrações e entretenimento. Os governos de hoje apóiam e promovem eventos como parte de suas estratégias para o desenvolvimento econômico, crescimento da nação e marketing de destino. As corporações adotam eventos como elementos essenciais em suas estratégias de marketing e de promoção de imagem. Os eventos transbordam dos nossos jornais e telas de televisão, ocupam muito do nosso tempo e enriquecem nossas vidas. À medida que os eventos emergem como uma indústria em causa própria. Por isso é válido considerar quais elementos caracterizam tal indústria e este é o objetivo deste livro.


E a gorjeta, doutor?

3 comentários:

  1. Anônimo15/5/11

    muito bom

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  2. Parabéns pelo post, ficou muito bom e fácil de ser entendido. Estou começando na carreira de promoção de eventos e achei bem interessante sua postagem.

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  3. Anônimo28/12/13

    grande mario. muito bom jovem

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